Contoh DFD Sistem Informasi Akademik

Pada artikel ini kita mengambil studi kasus mengenai contoh DFD sistem informasi akademik di kampus. Sebelumnya saya sudah membagikan artikel mengenai contoh DFD perpustakaan yang juga membahas bagaimana membuat DFD dari level 0 sampai ke level 2. Data flow diagram (DFD) adalah teknik analisis terstruktur untuk merepresentasikan proses-proses data di dalam suatu sistem. DFD terdiri dari notasi/simbol-simbol berikut:

NOTASI	SIMBOL	KETERANGAN
Entitas		Entitas merupakan notasi untuk mewakili orang atau unit terkait yang berinteraksi di dalam sistem. Nama yang diberikan pada sutu entitas biasanya menggunakan kata benda misaknya petugas, anggota, mahasiswa, dosen dan sebagainya.
Proses		Proses merupakan suatu kegiatan atau pekerjaan yang memproses data masuk yang ditransformasikan ke aliran data keluar. Nama yang diberikan pada sebuah proses biasanya berupa kata kerja.
Basis Data / Storage		Basis data atau data penyimpanan (storage) merupakan simbol yang kaitannya tentang file dan penyimpanan data. Simbol basis data sering berada setelah simbol proses untuk menyimpan output pemrosesan. Biasanya nama yang diberikan pada sebuah penyimpanan menggunakan kata benda.
Aliran Data		Aliran data merupakan simbol yang digunakan untuk menggambarkan aliran data atau informasi baik masukan (input) maupun keluaran (output).

DFD Level 0 / Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik

DFD level 0 adalah DFD yang paling umum digunakan dimana pada level ini sistem digambarkan hanya menggunakan sebuah proses yang memiliki aliran masukan dari entitas maupun keluaran dari sistem ke entitas.

Berikut ini adalah contoh DFD level 0 (diagram konteks) untuk sistem informasi akademik di suatu kampus.

Dalam studi kasus ini entitas yang terlibat di dalam sistem sejumlah 3 entitas yaitu:

1. Mahasiswa
2. Dosen
3. BAAK (Bagian Akademik)

Mahasiswa

Aliran data dari entitas mahasiswa yang masuk ke sistem adalah

• data mahasiswa untuk proses pengelolaan data diri (profil) mahasiswa
• data KRS untuk proses pengelolaan kartu rencana studi mahasiswa tersebut.

Sedangkan untuk keluaran (output) yang diterima oleh mahasiswa adalah

• informasi data mahasiswa untuk pengelolaan data profil mahasiswa
• informasi KRS untuk proses KRS pada setiap awal semester
• informasi jadwal kuliah dari setiap matakuliah yang diambil saat KRS
• informasi materi dari proses data materi kuliah yang diupload oleh dosen pengampuh
• informasi presensi dari proses pengelolaan data presensi oleh bagian akademik
• informasi hasil studi mahasiswa dari pengelolaan data nilai yang dicapai oleh mahasiswa.

Dosen

Kegiatan yang dilakukan oleh Dosen antara lain memasukan data diri dosen, mengunggah materi kuliah dan nilai untuk mahasiswa dalam suatu matakuliah. Secara rinci aliran data yang masuk dari entitas dosen ke sistem adalah

• data dosen untuk proses pengelolaan data diri dosen
• data materi kuliah untuk proses pengelolaan materi kuliah
• data nilai untuk proses pengelolaan data nilai

Dari masukan yang diterima oleh sistem, selanjutnya aliran data yang keluar dari sistem ke dosen adalah

• informasi data dosen dari proses pengelolaan data dosen
• informasi materi kuliah dari proses pengelolaan data materi kuliah
• informasi jadwal mengajar dari proses pengelolaan jadwal oleh bagian Bagian Akademik
• informasi presensi dari proses pengelolaan presensi di bagian akademik.

BAAK

Bagian Akademik (BAAK) adalah entitas yang cukup banyak berinteraksi dengan sistem, kegiatan yang dilakukan diantaranya mengelola data mahasiswa, dosen, matakuliah, jurusan, jadwal perkuliahan, dan presensi.

Aliran data yang dikirim dari entitas BAAK yang masuk ke sistem adalah

• data mahasiswa untuk proses pencarian dan pengelolaan data mahasiswa
• data dosen untuk proses pencarian dan pengelolaan data dosen
• data matakuliah untuk proses pencarian dan pengelolaan data matakuliah
• data jurusan untuk proses pengelolaan data jurusan
• data jadwal untuk proses pengelolaan data jadwal perkuliahan
• data presensi untuk proses pengelolaan data presensi baik mahasiswa maupun dosen.

Dari masukan (input) yang masuk ke sistem dari entitas BAAK selanjutnya sistem menghasilkan keluaran (output) yang kembali ke entitas BAAK yaitu:

• informasi data mahasiswa dari proses pencarian dan pengelolaan data mahasiswa
• informasi data dosen dari proses pencarian dan pengelolaan data dosen
• informasi data matakuliah dari proses pengelolaan data matakuliah
• informasi jurusan dari proses pengelolaan data jurusan
• informasi data jadwal dari proses pengelolaan data jadwal perkuliahan
• informasi prsesnsi dari proses pengelolaan data presensi mahasiswa dan dosen.

DFD Level 1 Sistem Informasi Akademik Kampus

Pada DFD level 1 menggambarkan sistem secara keseluruhan dengan memecah ke dalam beberapa proses. Berikut adalah DFD level 1 yang dilakukan dekomposisi proses sistem informasi akademik pada diagram DFD sebelumnya (level 0).

Kesimpulan

Demikian pembahasan kali ini dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akademik yang akan dibangun dapat mengacu pada rancangan DFD yang berisi informasi layanan akademik dalam lingkungan kampus yang terdiri dari data mahasiswa, bagian akademik, dosen ,jurusan, matakuliah, jadwal, materi kuliah, KRS, KHS.